Belediyeler İçin Online Kurs Yönetim Sistemi Yazılımı
Belediyelerin sahip olduğu imkanlarla vatandaşlara yönelik eğitim imkanı sağlaması günümüz Türkiye'sinde önem arz etmektedir. Vatandaşların eğitim düzeyi göz önüne alındığında ciddi bir şekilde verilen bu kurslar yeni istihdam olanakları ve iş imkanları sağlamaktadır. Sağladığı bu imkanların yanında vatandaşların sosyalleşmesine, birlik ve beraberliğini pekiştirebilmesine olanak tanımaktadır.
Durum bu şekilde olduğundan dolayı bu kursların vatandaşa duyurulması, belirli bir kursa katılmak isteyen vatandaşın bilgilerinin kayıt altında tutulması ve bu verilerden çıkarım yapılabilmesi gerekmektedir. Kurs Yönetimi Sistemi bu tarz bir soruna çözüm sunmaktadır.
Karşılaşılan Problem Nedir?
Bu tarz bir sistemin olmadığı bir senaryoyu düşünelim. Kursların yüz yüze verilebileceği birden fazla eğitim merkeziniz var ve eğitimleri verebilecek birkaç eğitmeniniz bulunmakta. Eğitmenlerinizin bulunduğu konuma ve uzmanlık alanlarına bağlı olarak bir kurs planı oluşturuyorsunuz. Planladığınız bu kursları vatandaşlara duyurabilmek adına sosyal medya ve belediyenizin ana websitesinde paylaşımlar yapıyorsunuz. Oluşturduğunuz kursların kayıt olma sürecini vatandaş ya kurs merkezine önceden gidip kaydını yaptırsın, ya da telefon üzerinden kayıtlarını alırız olarak kurguladınız.
Vatandaş kurslara katılım için detaylı bilgi almak ve kayıt olabilmek adına bu paylaştığınız telefon numaralarını aramaya başlayacaktır. Bu kurslardan sorumlu bir veya birkaç kişinin bu telefonun başında durup vatandaşlardan gelen soruları cevaplaması gerekecektir. Telefon için bekleyen kişiler verilecek kursun uzmanı olmadıklarından dolayı ne kadar detaylı bilgi verebilecekleri belli olmayacaktır.
Bazı vatandaşlar ise eğitim merkezlerine uğrayıp oradaki kişilerden detaylı bilgi almak ve kayıt olmak isteyecektir. Her kayıt için excelde bir satır açılır, daha sonra bu oluşturulan excel dosyaları telefon üzerinden gelen kayıt istekleri ile birleştirilir ve en sonunda bir kurs kayıt verisi oluşturulur.
Bu işlemi her bir ilçenizde bulunan, her bir kurs merkeziniz, her bir yeni kurs oluşturulduğunda yapması gerekecektir. Bunun ne kadar sürdürülemez olduğunu kısa vadede görmek zor değil.
Çözüm: Kurs Yönetimi Sistemi
Oluşturacağınız Kurs Yönetimi Sistemi sayesinde vatandaş bilgileri ve katıldıkları kurs bilgilerini sistemde veritabanına kaydedersiniz. KPS sayesinde vatandaşların yalnızca TC kimlik numarası, doğum tarihi ve telefon numarası bilgilerini alarak sisteme giriş yapmalarını sağlayabilirsiniz. Bu tarz bir kurs yönetimi sistemine vatandaş sürekli giriş yapmayacağından dolayı kayıtlı telefon numaralarına SMS göndererek giriş yapmalarını sağlayabilirsiniz. Bunu kursları güzel bir şekilde vatandaşa sunumunu sağlayarak başarmış olan büyükşehir belediyeleri mevcut: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi (GASMEK), Bursa Büyükşehir Belediyesi (Akademi Bursa) ve benim üzerinde çalışmış olduğum Hatay Büyükşehir Belediyesi (Akademi Hatay).
Akademi Hatay'ın özellikleri nelerdir?
Akademi Hatay, sunduğu branşlarla ve bu branşlarda bulunan kurslarıyla öne çıkıyor. Bu kurslar önceden tanımlanıyor, bir branşa ataması yapılıyor ve bu şekilde sistemde görünür hale getirilmiş oluyor. Oluşturulan bu kurslar herhangi bir eğitim merkezinde o an için verilmiyor ise vatandaş bu kursa tek tuşla ön kayıt yaptırabiliyor. Bu ön kayıtlar sistemde ayrı bir tabloda tutuluyor ve vatandaşların büyük ilgi gösterdiği kurslar yöneticiler tarafından her an canlı bir şekilde izlenebiliyor.
Öğrencilerin kayıt olmuş oldukları ilçeler, kayıt olma nedenleri, yaş grupları gibi önemli bilgiler bu sistemde kayıt altına alınıyor ve raporu oluşturulabiliyor.
Oluşturulan kurs seanslarına vatandaşlar kayıtlarını tek tuşla oluşturabiliyor. Bu başvurular için vatandaş ile iletişime geçilip katılıp/katılmayacağı bilgisi girilebiliyor. Katılacak olan vatandaşların isimleri yoklama modülünde otomatik olarak getiriliyor ve sisteme giriş yapan eğitmenler bu yoklamayı oluşturabiliyor.
Kayıt Edilen Verilerin Önemi
Kayıt edilen verilerin işlenmesi ve değerlendirilmesi bu tarz bir sistem için büyük önem arz etmektedir. Vatandaşlarınızın ilgi alanlarını ve eğitim almak istediği alanları bilen bir belediye daha sağlıklı ve anlamlı kararlar verecektir.
Veri olmadan bir şehri yönetmek gecenin alacakaranlığında araba kullanmaya benzer. Ya daha yavaş gitmek zorunda kalırsınız ya da bir çukura düşüp bedel ödemek zorunda kalırsınız.
Kayıt ettiğiniz verileri incelediğinizde en çok hangi ilçenizden eğitime ilgi duyulduğu, en çok hangi kurslara ilgi duyulduğu, hangi eğitim seviyesindeki vatandaşlar hangi kurslara ilgi duyuyor gibi kompleks raporlar oluşturup admin panelinize ekleyebilirsiniz. Akademi Hatay için vatandaştan aldığımız bilgiler şunlardır:
- Cinsiyet
- Kan Grubu (daha çok tıbbi müdahale gerektiren durumlar için kayıt yapılıyor.)
- Cep Telefonu
- E-Posta Adresi
- Engel Durumu
- Meslek
- Çalışma Durumu
- Eğitim Seviyesi
- İkamet Edilen İl/İlçe ve Adres
- Acil Durumda İletişime Geçilecek Kişi Bilgileri
- Birkaç Seçenekten Oluşan Kayıt Amacı
Bu bilgilerden oluşan ve admin panelinde görüntülenebilen birkaç raporlama grafiği oluşturdum. Bu grafikleri Recharts kullanarak ekledim. Admin yetkisine sahip yönetim paneli kullanıcılarımız koleksiyonlara giriş yaptığında ilgili koleksiyonunun grafiğini görebilmekte. Örnek vermem gerekirse Öğrenciler koleksiyonumuzda Pie Chart olarak bir cinsiyet grafiğimiz mevcut. Oluşan grafikten hangi cinsiyetin kurslara daha çok ilgi gösterdiğini görebiliyorum. Gelecekte kurs oluştururken şu soruyu sorabilirim: Neden belirli cinsiyetteki kişiler kurslarımıza daha az ilgi duyuyor? Acaba onlara yönelik kurs oluşturmuyor muyuz? Verdiğimiz eğitimler onlara hitap etmiyor mu? gibi. Veri olmadan bu çıkarımları yapmak mümkün değildir.
Bu Tarz Websitelerinde CMS'nin Önemi
Kurumsal İş Akışlarında Neden CMS Kullanmalısınız?
Kurumlarda kullanılan yazılımlar aslında 4 temel operasyona dayanır. İngilizce kısaltması CRUD olan bu operasyonlar herhangi bir CMS'nin temelini oluşturur. Bu yazımda sizlere kullanmış olduğum Payload CMS'in özelliklerinden bahsedeceğim.
Bir önceki yazımda da bahsettiğim üzere bu tarz yazılımlarda CMS büyük bir rol oynamaktadır. CMS kullanmadan bu tarz bir proje oluşturmak, geliştirme aşamasını oldukça yavaş ve hata yapmaya açık bir hale getirecektir.
Tekerleği yeniden icat etmek yerine olan tekerleği en verimli bir şekilde kullanmak daha iyidir.
Akademi Hatay'ın geliştirme sürecinde Payload CMS kullandım. Bu sayede hızlı bir şekilde prototip oluşturup, bu sayfaların sunumunu yapabildim. Yeni bir özellik geliştirileceği vakit çok rahat bir şekilde tablolarımı güncelleyip kurallarımı oluşturabileceğim.
