Belediyeler ve Kurumlar İçin Taşıt Talep ve Yönetim Sistemi - İş Akışı ve Yetkiler

Merhaba, bu yazımda sizlere üzerinde çalışmış olduğum araç talep sisteminin detaylarını anlatıyor olacağım. Bu yazı ilk araç talep sistemi yazımın devamı niteliğinde olacaktır.

Belediyeler ve Kurumlar İçin Taşıt Talep ve Yönetim Sistemi - Problem Tanımı ve Çözümü

Taşıt talep sistemi kurumunuzdaki araçların hangi amaçla, ne zaman ve kimlerle beraber göreve çıktığını görmenizi sağlayan, fiziksel kayıtlara kıyasla daha şeffaf veri sunan bir takip yazılımıdır.

Araç Talep Sistemimdeki İş Akışı

Araç talep sistemimdeki iş akışını anlayabilmek için önce kullanıcıların sahip olduğu yetkileri/rolleri anlamanız gerekmektedir. Bu yetkiler uygulamamda aşağıdaki ekran görüntüsündeki gibi oluşturulmuştur:

4 tane yetki oluşturmuş durumdayım. Bunlardan ilki ve en yetkilisi olan Kiracı Yöneticisidir. Sistemdeki her bir kurum/kuruluş bir kiracı sayılmaktadır. Yeni bir kiracı oluşturulurken bu kiracıyı oluşturan ilk kullanıcı da Kiracı Yöneticisi yetkisine sahip olur. Bu yetki yöneticinin organizasyon şemasını oluşturabilmesi, log kayıtlarına ulaşabilmesi, raporları görüntüleyebilmesi gibi aksiyonlara olanak tanır.

Yukarıdaki örnekte göründüğü üzere bir belediyeye ait organizasyon/yönetim şemasını oluşturmaya çalıştım. Web arayüzü üzerinden kiracı yöneticisi olarak giriş yaptıktan sonra sol menüde departmanlar ekranına tıklayıp departmanları oluşturmaya başlıyorsunuz. Sürükle bırak mantığı ile bulunduğunuz kuruma ait organizasyon şemasını kolaylıkla oluşturabilirsiniz. Zaten dallanan bir yapı mevcut olduğu için daha sonrasında isim veya şema değişikliği olduğunda kolayca güncellemelerinizi yapabilirsiniz.

Departmanlardan daha ileriye gitmeden önce detaylı bir şekilde yetkileri anlatalım istiyorum:

• Kiracı Yöneticisi: Bu yetkiye kurumunuzda Bilgi İşlem Dairesi veya İnsan Kaynakları Dairesi personelinizden birinin sahip olması gerekmektedir. Bu yetkiye sahip olan hesaplar için tüm yetkiler açıktır. İstedikleri düzenlemeleri yapabilirler.
• Şoför: Kurumunuzda bulunan ve taşıt görevlerine şoför olarak çıkan kişilere vermeniz gereken yetkidir. Bu kişiler daha çok mobil uygulama kullanacağından dolayı web arayüzünü hiç tanıtmanıza gerek yoktur. Kendisine görev ataması yapıldığında arabaya geçip Başlangıç KM'si veya Başlangıç motor saati değerini girerek ilgili görevi başlatır. Görev tamamlandığında ise Bitiş değerini girerek bitirir.
• Araç Atama: Bu yetkiyi araçlardan sorumlu olan amire vermeniz gerekmektedir. Araç tanımlamalarını yapacak ve daha sonrasında gelecek olan görevlere şoför ve araç ataması yapacak olan kişidir.
• Görev Onaylama: Kurumunuzda bulunan müdür gibi yöneticilere vermeniz gereken yetkidir. Altında bulunan personellerin oluşturacağı görevleri inceler ve bu görevleri araç ataması yapılabilmesi için onaylar.

Bir hesabın birden fazla yetkisi olabileceği gibi hiç yetkisi de olmayabilir. Bir hesabın hiç yetkisi bulunmadığı durumda sadece taşıt görevi oluşturabilir ve bu taşıt görevlerinin hesabın bağlı bulunduğu departmana ait onaylama yetkisi bulunan müdür tarafından onaylanması gerekir, aksi takdirde o göreve araç ataması yapılamayacaktır.

Kiracı Yöneticisi yetkisine sahip olarak departmanlarımızı oluşturduk. Peki bundan sonra ne yapmamız gerekir?

Kullanıcı Tanımlama

Sistemi tasarlarken iş yükünü Kiracı Yöneticisi personelinden olabildiğince alabilmek için kullanıcı tanımlama yetkisini kimseye vermedim. Kurumunuzdaki şoförlere ve personellere sadece kayıt ekranında yazmaları gereken kurum adını paylaşmanız gerekmektedir.

Personeliniz hesap oluşturma ekranında kendilerine vermiş olduğunuz bu kurum adını girer ve sisteme öyle kaydını tamamlar. Böylece toplu import etme zahmetinden kurtulmuş olursunuz. Kayıt tamamlanmadan önce personelinizin vermiş olduğu mail adresi üzerinden hesabını onaylaması gerekmektedir. Hesabını onaylamamış olanlar ekranınıza bile düşmeyecektir.

Sistemde Kiracı Yöneticisi, Araç Atama ve Görev Onaylama yetkilerine sahip olan hesapların görebileceği bir Kullanıcılar sayfası bulunmaktadır. Bu sayfada kurumunuzun adını kullanarak kayıt olmuş kişileri görüntüleyip hesaplarını onaylayabilirsiniz. Hesabını onaylamadığınız kimse sisteme giriş yapıp taşıt talebi oluşturamaz.

Güncellemek istediğiniz kullanıcının üzerine tıklayıp düzenleme ekranına giriş yaparsınız. Daha sonra o kullanıcıya vermek istediğiniz yetkileri ve kullanıcının ait olduğu departmanları seçip kaydet'e bastığınızda artık o kullanıcı da sisteme giriş yapabilir hale gelecektir.

Yönetici olarak öncelikle birimlerinizde bulunan müdürlerin ve araç amirlerinin hesabını onaylamanız gerekmektedir. Daha sonrasında bu yeni hesaplara departman atamalarını yaptığınızda onlar da kullanıcı yönetimi için gerekli yetkiye sahip olacaktır. Yeni olan kayıtları inceleyip, yetkileri dahilinde kendi departmanlarına atamalarını yapabileceklerdir.

Bu yazımda taşıt talep sisteminin ilk kurulum aşaması ve rollerinden bahsettim. Sonraki yazılarımızda taşıt talebi nasıl oluşturulur, nasıl araç kaydı yapılabilir gibi konulara değiniyor olacağız.

Bir sonraki yazımıza aşağıdan ulaşabilirsiniz.

Belediyeler ve Kurumlar İçin Taşıt Talep ve Yönetim Sistemi - Görevler ve Araç Tanımlamaları

Bu yazımızda geliştirmekte olduğumuz taşıt talep sisteminin görev amaçları ve araç tanımlamaları menüsünden bahsedeceğiz.